Como preencher um formulário que você não entende

Um formulário costuma ser escrito para proteger a organização que o envia, não para ser entendido por quem preenche. A língua é comprimida, os espaços são pequenos e uma pergunta esquecida devolve tudo. A solução é desacelerar antes de pegar a caneta.

Descubra para que serve

Leia o título, o primeiro parágrafo e o endereço de retorno. Quem está pedindo, o que quer e o que acontece depois? Se você não consegue responder a essas três, ligue para o número do formulário antes de preencher qualquer coisa.

Traduza as perguntas

Escreva cada pergunta em uma linha e reescreva como você perguntaria a um amigo. «Informe sua situação residencial atual» vira «onde você mora agora e paga aluguel ou é dono?». A reescrita é a instrução.

Reúna os documentos primeiro

Quase todo formulário pede uma comprovação. Junte documento de identidade, comprovante de endereço, número de protocolo e a carta que gerou o formulário antes de começar. Nada trava mais que parar na pergunta quatro para procurar um papel.

• A carta ou o e-mail que pede para preencher o formulário.
• Documento com foto e comprovante de endereço, se o formulário pedir.
• Qualquer número de protocolo, conta ou referência já atribuído a você.
• Uma caneta preta, ou um scanner se precisar enviar online.

Uma pergunta de cada vez

Não releia o formulário inteiro a cada resposta. Uma pergunta, uma resposta, a próxima. Se uma pergunta não se aplica, escreva «não se aplica» em vez de deixar em branco: um espaço vazio parece esquecimento.

Antes de enviar

Fotografe ou escaneie todas as páginas. Anote a data de envio e o prazo. Se enviar pelo correio, peça comprovante. Se for online, salve a confirmação.