Een formulier invullen dat je niet begrijpt
Zoek eerst uit waar het formulier voor is en wie het leest. Herschrijf daarna elke vraag in gewone woorden, verzamel de gevraagde documenten en beantwoord één vraag tegelijk. Geldt een vraag niet voor jou, schrijf dan 'niet van toepassing' in plaats van hem leeg te laten. Bewaar een kopie van wat je hebt verstuurd.
· 5 min leestijd
English · Français · Deutsch · Español · Italiano · Português · Română · Polski · Nederlands · Türkçe · Bahasa Indonesia
Een formulier is meestal geschreven om de organisatie te beschermen die het stuurt, niet om begrepen te worden door wie het invult. De taal is samengeperst, de vakjes zijn klein en één vergeten vraag stuurt alles terug. De oplossing is langzamer worden voordat je de pen pakt.
Zoek uit waar het voor is
Lees de titel, de eerste alinea en het retouradres. Wie vraagt er, wat willen ze en wat gebeurt er daarna? Kun je die drie niet beantwoorden, bel dan het nummer op het formulier voordat je iets invult.
Vertaal de vragen
Schrijf elke vraag op een regel en herschrijf hem zoals je het een vriend zou vragen. 'Gelieve uw huidige woonsituatie aan te geven' wordt 'waar woon je nu en huur je of is het van jou?'. De herschrijving is de instructie.
Verzamel eerst de documenten
Bijna elk formulier vraagt om een bewijs. Verzamel je identiteitsbewijs, adresbewijs, zaaknummer en de brief die het formulier veroorzaakte voordat je begint. Niets houdt meer op dan bij vraag vier moeten zoeken naar een papiertje.
- De brief of e-mail die om het formulier vraagt.
- Identiteitsbewijs en adresbewijs, als het formulier die noemt.
- Elk zaak-, rekening- of referentienummer dat je al hebt.
- Een zwarte pen, of een scanner als het online moet.
Eén vraag tegelijk
Lees niet na elk antwoord het hele formulier opnieuw. Eén vraag, één antwoord, dan de volgende. Geldt een vraag niet, schrijf 'niet van toepassing' in plaats van leeg laten: een leeg vak ziet eruit als een vergissing.
Voordat je verstuurt
Fotografeer of scan alle pagina's. Noteer de verzenddatum en de deadline. Bij post: bewijs van verzending bewaren. Online: de bevestiging opslaan.
Vragen
En als ik een antwoord niet weet?
Schrijf 'onbekend' en vraag het de organisatie. Verzin geen nummer, datum of referentie. Een fout gegeven is lastiger te herstellen dan een ontbrekend.
Mag ik het met de hand invullen?
Als het formulier dat toestaat, gebruik een zwarte pen en blokletters. Schrijf in de vakjes. Moet het getypt, print het uit, vul het met de hand in en typ het over.
Is het veilig om het formulier in een AI te zetten?
Haal rekeningnummers, documentgegevens, je adres en alles wat niet uitgelegd hoeft te worden eruit. Vraag om de vragen in gewone taal, niet om een ingevuld formulier met jouw gegevens.